Términos de Uso para Usuarios

1. Aceptación y capacidad

Estos Términos de Uso (los «Términos») rigen el acceso y uso de la plataforma de software como servicio ZENIT (la «Plataforma»), titularidad de Zenit Tecnología S.A.S. («Zenit»), por parte de toda persona natural autorizada para operarla (el «Usuario»), cualquiera sea su rol.

Al marcar la casilla de aceptación, acceder o usar la Plataforma, el Usuario declara, bajo su responsabilidad, que: (i) es mayor de edad y tiene capacidad legal para obligarse; (ii) ha leído, comprendido y aceptado íntegra, expresa e irrevocablemente estos Términos y la Política de Privacidad; y (iii) cuenta con autorización vigente del Cliente (su empleador o la entidad que lo habilita) para usar la Plataforma. La aceptación constituye un acuerdo de voluntades vinculante en los términos del artículo 864 del Código de Comercio y de la Ley 527 de 1999.

2. Naturaleza del acceso

El acceso del Usuario se deriva del Contrato Marco suscrito entre Zenit y el Cliente. El Usuario reconoce que su habilitación es revocable por el Cliente o por Zenit conforme a estos Términos, y que el cese de su relación con el Cliente extingue automáticamente su derecho de acceso.

3. Credenciales de acceso

Las credenciales son personales, intransferibles y de uso exclusivo del titular. Queda prohibida su cesión, préstamo, divulgación o uso compartido.

El Usuario es responsable de la custodia de sus credenciales y responde por todos los actos ejecutados desde su cuenta, salvo que acredite un compromiso de credenciales no atribuible a su negligencia, notificado de inmediato a Zenit (protecciondedatos@zenitia.co) tan pronto tenga conocimiento.

La autenticación con las credenciales del Usuario se reputa, para todos los efectos legales y probatorios, como actuación del propio Usuario.

4. Uso permitido y prohibiciones

El Usuario se obliga a utilizar la Plataforma únicamente para los fines operativos y administrativos propios de su rol y de la operación de seguridad privada o administración de propiedad horizontal del Cliente. Queda expresamente prohibido:

• Registrar, cargar o transmitir información falsa, inexacta, incompleta o engañosa.
• Acceder o intentar acceder a datos, módulos o funciones ajenos al rol asignado.
• Modificar, alterar, ocultar o suprimir registros ya consolidados en la Plataforma, salvo en los campos de estado expresamente habilitados.
• Usar la Plataforma para fines ajenos al servicio, ilícitos, o que infrinjan derechos de terceros.
• Compartir, exportar o divulgar información de la Plataforma a personas no autorizadas.
• Vulnerar, eludir o poner a prueba los controles de seguridad, integridad o disponibilidad de la Plataforma.
• Copiar, descompilar, realizar ingeniería inversa, o intentar derivar el código fuente o la lógica de la Plataforma.
• Emplear la Plataforma para vigilar, acosar, perfilar ilegítimamente o discriminar a cualquier persona.

El incumplimiento facultará la suspensión o terminación inmediata del acceso, sin perjuicio de las acciones disciplinarias, laborales, civiles o penales que correspondan.

5. Valor probatorio de los registros

Todo registro que el Usuario genere en la Plataforma (minuta digital de novedades, control de visitantes, correspondencia, vehicular, revistas de supervisión y demás) queda vinculado a su identidad mediante mecanismos de firma electrónica, sello de tiempo (timestamp en UTC) y registro de dirección IP, conforme a la Ley 527 de 1999 y al Decreto 2364 de 2012.

Para preservar su integridad, dichos registros se aseguran mediante firma electrónica y verificación de integridad (hash), y son inalterables a nivel de Usuario una vez consolidados: solo se permite modificar los campos de estado expresamente habilitados, y la eliminación de registros de minuta está técnicamente bloqueada. Esta característica opera durante la vigencia del servicio y a nivel de Usuario, sin perjuicio de la devolución o eliminación de datos al término del Contrato conforme al Acuerdo de Encargo.

El Usuario reconoce que tales registros constituyen mensajes de datos con valor probatorio, admisibles como prueba conforme a los artículos 244 y siguientes del Código General del Proceso y al artículo 11 de la Ley 527 de 1999, sin que su sola naturaleza electrónica pueda invocarse para negarles eficacia (artículo 5 de la Ley 527 de 1999).

6. Inteligencia artificial — naturaleza de apoyo

La Plataforma incorpora funcionalidades de inteligencia artificial que clasifican novedades, generan diagnósticos y redactan borradores de reportes a partir de notas de voz. El Usuario reconoce que tales resultados son insumos de apoyo a la decisión, no asesoría profesional ni decisiones automatizadas vinculantes, que pueden contener errores, y que la validación y la decisión final son siempre de su responsabilidad y la del Cliente. Las notas de voz se usan únicamente para transcribir y redactar; no se emplean para identificación biométrica del hablante.

7. Tratamiento de datos personales

Zenit trata los datos del Usuario (nombre, identificación, cargo, registros de actividad, dirección IP y datos de sesión) para autenticación, control de acceso, trazabilidad, auditoría y soporte, conforme a la Política de Privacidad, que el Usuario declara conocer y aceptar.

Respecto de los datos operativos cargados en la Plataforma, el Responsable del tratamiento es el Cliente (empleador o entidad habilitante) y Zenit actúa como Encargado. El Usuario dirigirá sus solicitudes de habeas data, en primer lugar, al Cliente como Responsable.

El Usuario puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización, así como presentar reclamos ante la SIC, escribiendo a protecciondedatos@zenitia.co. Marco legal: Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015.

8. Responsabilidad del Usuario

El Usuario responde personal y directamente por los perjuicios que cause a Zenit, al Cliente o a terceros por el uso indebido de la Plataforma, la violación de estos Términos o el incumplimiento de la ley, sin perjuicio de las acciones disciplinarias, laborales, civiles o penales a que haya lugar. Esta responsabilidad es independiente y adicional a la del Cliente.

9. Propiedad intelectual

La Plataforma, su software, diseños, marcas (incluida ZENIT) y contenidos son de propiedad exclusiva de Zenit o de sus licenciantes. Estos Términos conceden al Usuario únicamente un derecho de uso limitado, personal, revocable e intransferible, y no transfieren derecho de propiedad intelectual alguno.

10. Suspensión y terminación del acceso

Zenit podrá suspender o terminar el acceso del Usuario, con o sin aviso previo según la gravedad, en caso de: (i) incumplimiento de estos Términos; (ii) instrucción del Cliente; (iii) cese de la relación entre el Usuario y el Cliente; (iv) uso que amenace la seguridad o integridad de la Plataforma o de terceros; o (v) requerimiento de autoridad competente.

11. Modificaciones

Zenit podrá modificar estos Términos publicando una nueva versión. El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor de los cambios implica su aceptación. Los cambios sustanciales requerirán nueva aceptación expresa del Usuario mediante marcación de casilla.

12. Ley aplicable

Estos Términos se rigen por la ley colombiana. Las controversias derivadas de la relación contractual entre Zenit y el Cliente se resuelven conforme al Contrato Marco (arbitraje ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali, Ley 1563 de 2012).